Los gráficos de barras, junto con los gráficos de columnas, están entre los tipos de gráficos más usados en Excel y es conveniente aprender a utilizarlos adecuadamente. Pero antes de avanzar, es importante aclarar las diferencias entre ambos tipos.
Gráfico de barras vs. Gráfico de columnas
La verdad es que la mayoría de los usuarios de Excel llaman gráfico de barras a lo que en realidad son los gráficos de columnas. Y es que las similitudes son muchas pero la diferencia principal es que el gráfico de barras muestra franjas horizontales mientras que el gráfico de columnas tiene franjas verticales.
Los gráficos de barras en Excel son una excelente opción para esas ocasiones en las que necesitamos mostrar las diferencias entre los datos, para detectar alguna tendencia o para remarcar las similitudes o contrastes en la información. En este tipo de gráfico, la longitud de cada barra representa la magnitud de los datos asociados por lo que es muy fácil comparar visualmente cada una de ellas.
Cómo crear un gráfico de barras
Para crear un gráfico de barras en Excel 2013 debemos tener listos nuestros datos e ir a la ficha Insertar y dentro del grupo Gráficos pulsar el botón Insertar gráfico de barras para finalmente seleccionar la opción Barra agrupada.
Al colocar el puntero del ratón sobre la opción de menú, Excel mostrará una vista previa del gráfico de barras. Al mismo tiempo, el rango de celdas que contiene los datos será resaltado para indicarnos el origen de los datos del gráfico a crear. El gráfico de barras será creado una vez que hagamos clic sobre el botón.
Cambiar el valor máximo del eje horizontal
Como ya lo he mencionado antes, un gráfico de barras muestra la magnitud de los datos, razón por la cual el eje horizontal contiene valores numéricos. En más de una ocasión veremos que Excel coloca un valor máximo en el eje horizontal que sobrepasa el valor de la barra más grande dejando un espacio vacío a la derecha de las barras del gráfico.
Para ajustar el valor máximo del eje horizontal del gráfico de barras debemos seleccionarlo y pulsar la combinación de teclas Ctrl + 1 lo cual mostrará el panel de tareas. Otra manera de abrir este panel es haciendo clic derecho sobre el eje y eligiendo la opción Dar formato al eje. Una vez abierto el panel debes ir a la sección Opciones de eje y modificar el valor de la caja de texto Máximo.
Después de modificar el valor se mostrará el botón Restablecer, que deberás utilizar solo en caso de querer regresar al valor previamente establecido por Excel. Una vez hecho el cambio las barras ocuparán un mayor espacio dentro del área de trazado.
Cambiar el color de las barras
Una opción para cambiar el color de las barras es seleccionar el gráfico y hacer clic en el botón Estilos de gráfico e ir a la sección Color donde podremos elegir el tema de nuestra preferencia.
Si ninguno de los temas de colores contiene el color que deseas utilizar, entonces puedes abrir el panel de tareas e ir a la sección Relleno donde podrás elegir el color específico de las barras.
Modificar el ancho de las barras
Las barras del gráfico generalmente son angostas, pero si deseas aumentar el ancho debemos seleccionarlas y dentro del panel de tareas ir a la sección Opciones de serie y modificar el porcentaje especificado para el Ancho del intervalo.
El ancho del intervalo se refiere al espacio que existe entre cada barra y por eso, entre menor sea el porcentaje las barras serán más anchas y si llegamos a indicar el 0% se eliminará cualquier separación entre ellas.
Invertir el orden de las etiquetas del eje vertical
De manera predetermina, Excel crea un gráfico de barras colocando el primer elemento de nuestra tabla como la barra mostrada junto al eje horizontal. En otras palabras, la primera fila de nuestra tabla de datos será la barra inferior del gráfico y la última fila de datos será la barra superior.
Para invertir el orden de las etiquetas del eje vertical debemos hacer lo siguiente. Selecciona las etiquetas del eje vertical y abre al panel de tareas. En la sección Opciones de eje marcamos la caja de selección Categorías en orden inverso y de inmediato las etiquetas tendrán el mismo orden que las filas de la tabla de datos.
Al realizar esta modificación, las etiquetas del eje horizontal se mueven a la parte superior del gráfico pero podemos moverlas a su posición original si las seleccionamos y dentro del panel de tareas dentro de la sección Opciones del eje > Etiquetas elegimos la opción Alto.
Gráfico de barras apiladas
Cuando en nuestra tabla tenemos más de una serie de datos, podemos utilizar el gráfico de barras apiladas el cual creará una sola barra para los valores de una misma categoría y los identificará por un color diferente dentro de la misma barra.
La magnitud de cada una de las barras será la suma de los valores para cada categoría y el eje horizontal se ajustará al valor de la barra más grande.
Gráfico de barras 100% apiladas
La diferencia del gráfico de barras 100% apiladas respecto al gráfico anterior es que el eje horizontal es siempre una escala de porcentajes con el valor máximo de 100% y donde los colores de cada barra representan los porcentajes del total de cada valor.
Este gráfico es útil cuando necesitamos comparar el porcentaje con el que cada valor contribuye al total.
Gráfico de barras en 3-D
Hasta ahora hemos visto tres tipos de gráficos de barras:
Barra agrupada
Barra apilada
Barra 100% apilada
Para cada una de estas opciones Excel presenta su alternativa en 3-D y podemos elegirla desde el mismo menú mostrado por el botón Insertar gráfico de barras:
El gráfico circular en Excel es uno de los gráficos más famosos de la herramienta y recibe nombres alternos comográfico de pastel o gráfico de torta pero también es ampliamente conocido como gráfico de pie en Excel por su nombre en inglés.
Cómo crear un gráfico circular en Excel
El objetivo del gráfico circular en Excel es mostrar las proporciones de cada una de las partes respecto al total, es decir, la suma de todas las partes será considerada el 100% y a partir de eso conoceremos el porcentaje con el que contribuye cada parte. Debes saber que en Excel a cada una de las partes del gráfico circular se le conocer comosector. Para crear un gráfico circular en Excel será suficiente seleccionar una celda que pertenezca al rango de datos e ir a la ficha Insertar > Gráficos > Insertar gráfico circular o de anillos > Circular. De inmediato observaremos el gráfico circular creado por Excel.
Para cambiar los colores del gráfico recién creado puedes utilizar el botón Estilos de gráfico y dentro de la sección Color elegir el tema de colores de tu preferencia.
Mostrar etiquetas de datos
Es común que los sectores del gráfico circular sean muy similares por lo que se dificulta identificar el elemento más grande o el más pequeño y por lo tanto encontraremos muy útil mostrar etiquetas de datos que nos ayuden a conocer la magnitud de cada sector. Para mostrar las etiquetas de datos debes pulsar el botón Elementos de gráfico y marcar la caja de selección de la opción Etiquetas de datos. También es posible configurar la posición de dichas etiquetas accediendo al menú de dicha opción para elegir entre centro, extremo interno, extremo externo, ajuste perfecto o llamada de datos.
Si en lugar de mostrar los valores dentro de las etiquetas deseamos desplegar el porcentaje representado por cada sector, debemos hacer clic sobre las etiquetas y pulsar CTRL + 1 para mostrar el panel de tareas y en la secciónOpciones de etiqueta elegir la opción Porcentaje. Dentro de la lista opciones también podremos elegir otro tipo de información a desplegar dentro de las etiquetas como el Nombre de categoría lo cual dejará el gráfico circular de la siguiente manera:
Al agregar el nombre de la categoría a las etiquetas de datos ya no es necesario tener la misma información en la leyenda del gráfico y por lo tanto puedo ocultarla y así ocupar un mayor porcentaje del área de trazado.
Girar el gráfico circular
Al crear un gráfico circular en Excel los sectores serán colocados en el mismo orden en que se encuentran los datos de origen comenzando por la mitad superior derecha y en el sentido de las manecillas del reloj. Si queremos girar el gráfico para obtener una perspectiva diferente de los datos es necesario seleccionar la serie de datos, pulsar CTRL + 1 y en el panel de tareas ir a la sección Opciones de serie y modificar el valor para Angulo del primer sector.
Observa que en este ejemplo el gráfico ha sido girado de manera que el primer sector se encuentra 75 grados a la derecha de su posición original.
Extraer un sector del gráfico circular
Si queremos enfatizar alguno de los sectores podemos extraerlo del gráfico de manera que sea notoria su presencia. Para hacer esta extracción comenzamos haciendo clic sobre la serie de datos y una vez seleccionada volvemos a hacer clic sobre el sector específico que vamos a extraer y lo arrastramos hacia afuera.
Para regresar el gráfico circular a su estado inicial debemos seleccionar el sector que ha sido extraído e ir al panel de tareas y dentro de la sección Opciones de serie modificar el valor para Sección de puntos de manera que su valor sea 0%.
Gráfico circular con subgráfico
A veces tenemos sectores que son muy pequeños y que es difícil notar la diferencia entre cada uno de ellos pero aun así necesitamos mostrar su participación dentro del total. En este caso podemos implementar un gráfico circular con subgráfico que nos permitirá extraer algunos valores del gráfico principal y mostrarlos en un segundo gráfico de manera que los porcentajes se perciban mejor.
Para crear este tipo de gráfico debemos seleccionarlo de la ficha Insertar > Gráficos > Insertar gráfico circular o de anillos > Gráfico circular con subgráfico circular. Una vez creado el gráfico podremos indicar los elementos que deseamos incluir en el subgráfico ya sea por su posición en la tabla de datos o por el valor del porcentaje que representan. Estos mismos pasos aplican para la creación de un gráfico circular con subgráfico de barras ya que solo cambia el tipo de gráfico utilizado para el subgráfico.
Gráfico circular 3D
El gráfico circular 3D funciona exactamente igual que la versión en dos dimensiones y también lo creamos desde el menú del botón Insertar gráfico circular o de anillos. Sin embargo, una de las peculiaridades de este tipo de gráfico es que podemos girarlo sobre el eje X o el eje Y así como indicar los grados de perspectiva. Para configurar el giro que deseamos dar al gráfico debemos seleccionarlo y abrir el panel de tareas (CTRL + 1) y dentro de la sección Efectos encontraremos los parámetros de configuración bajo el título Giro 3D.
El gráfico de líneas en Excel es de gran utilidad para mostrar tendencias en el tiempo y así poder identificar rápidamente aquellos períodos donde se tiene un crecimiento o un decremento. A continuación veremos algunos consejos para la creación de este tipo de gráfico.
Cómo crear un gráfico de líneas
Para crear un gráfico de líneas en Excel 2013 debes seleccionar alguna de las celdas que contiene los datos e ir a la ficha Insertar, pulsar el botón Insertar gráficos de líneas y elegir la opción Líneas.
De inmediato se mostrará el gráfico de líneas en la hoja actual y observarás una línea de color por cada serie contenida en tus datos. Las líneas mostradas serán continuas y unirán los valores de cada una de las series de datos.
Gráfico de líneas con marcadores
En ocasiones se torna difícil identificar el valor exacto de las categorías sobre la línea por lo que Excel nos ofrece la posibilidad de agregar marcadores. Para crear este tipo de gráfico debes seleccionar la opción Insertar > Insertar gráficos de líneas > Línea con marcadores.
Modificar los límites del eje vertical
Generalmente al crear un gráfico de líneas en Excel tendremos un eje vertical que inicia en cero y muy probablemente existirá una gran área vacía entre el eje horizontal y el punto más bajo de la línea. Para aprovechar mejor el área de trazado, podemos modificar los límites del eje vertical.
Para hacer esta modificación comienza por seleccionar el eje vertical y pulsa la combinación de teclas CTRL + 1 para mostrar el panel de tareas. Ve a la sección Opciones de eje y modifica el valor de los cuadros de texto Mínimo y Máximo para ajustar el eje vertical a los valores indicados.
Remover las líneas de la cuadrícula
Todos los gráficos de líneas en Excel se muestran de manera predeterminada con unas líneas horizontales a lo ancho del área de trazado las cuales son una referencia para identificar fácilmente la magnitud de cada marcador sobre la línea. Sin embargo, si las líneas horizontales no ayudan en la visualización del gráfico puedes ocultarlas pulsando el botón Elementos de gráfico y quitando la selección de la opción Líneas de la cuadrícula.
Modificar el ancho y el color de una línea
De manera predeterminada, Excel crea las líneas del gráfico con un ancho de 2.25 puntos, pero si quieres tener líneas más anchas debes hacer clic derecho sobre la línea y seleccionar la opción Dar formato a serie de datos y dentro del panel de tareas ir a la sección Relleno y línea donde podrás modificar el ancho de la línea.
En esta misma sección, apenas por arriba de la propiedad Ancho, encontrarás la propiedad Color donde podrás elegir el color de tu preferencia para cada línea del gráfico.
Agregar etiquetas de datos
Para agregar etiquetas de datos al gráfico que muestren los valores de las categorías, debes hacer clic en el botónElementos de gráfico y seleccionar la opción Etiquetas de datos.
Para elegir la posición de las etiquetas debes hacer clic en la flecha que se muestra en el menú Elementos de gráficojunto a la opción Etiquetas de datos y podrás elegir entre centro, izquierda, derecha, encima y debajo.
Cambiar el estilo del marcador
Si has creado un gráfico de líneas con marcadores, Excel te permitirá configurar el tipo de marcador a utilizar así como su color de relleno y sus bordes. Para elegir un tipo de marcador diferente al colocado por Excel debes seleccionar la línea y pulsar CRTL + 1 para abrir el panel de tareas. Dentro de la opción Relleno y línea debes ir a la sección Marcador > Opciones de Marcador donde podrás seleccionar el estilo y el tamaño:
El gráfico de columnas en Excel es uno de los gráficos más utilizados ya que nos permite representar fácilmente la cantidad de veces que ocurre un valor. Dicha cantidad es representada por una barra vertical cuya altura está determinada por el valor que representa.
Entre mayor sea un valor, la columna del gráfico será mas alta. De esta manera podemos decir que un gráfico de columnas en Excel nos permite visualizar las diferencias entre las magnitudes de los datos que están siendo representados.
Datos para el gráfico de columnas
El primer paso para la creación de un gráfico de columnas es organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. La primera regla importante es no dejar filas o columnas en blanco entre los datos.
La segunda regla que deben seguir los datos será que la etiqueta colocada como título de columna se interpretará como el nombre de la serie (en el ejemplo la etiqueta “Producto 1”). Todos los datos que estén por debajo de dicha etiqueta estarán identificados con el mismo color dentro del gráfico.
El texto colocado en cada fila (que en el ejemplo con los meses del año) serán las etiquetas del eje horizontal del gráfico. Esto quedará claro en un instante cuando insertemos el gráfico de columnasen nuestra hoja.
Crear el gráfico de columnas
Para crear el gráfico de columnas será suficiente con seleccionar cualquier valor de la tabla de datos e ir a la ficha Insertar y pulsar el botón Columna para seleccionar el gráfico correspondiente:
Excel detectará automáticamente los datos del rango y creará un gráfico de columnas como el siguiente:
Observa que el título de la columna se convirtió en el nombre que identifica a la serie y fue colocado a la derecha del gráfico (“Producto 1”). Así mismo los nombres de cada mes fueron colocados a lo largo del eje horizontal.
Gráfico de columnas con más de una serie
Ahora observa lo que sucede si agregamos otra columna a los datos. Como lo he mencionado previamente, cada columna será identificada con un color diferente dentro del gráfico y lo comprobamos a continuación.
Puedes observar el título de cada columna en los datos como parte de la leyenda que está a la derecha del gráfico y cada una de ellas siendo diferenciada por un color diferente.
Diferentes tipos de gráficos de columnas por su forma
Podemos categorizar los diferentes tipos de gráficos de columnas en Excel de acuerdo a la forma que tendrá la columna. Las gráficas que he mostrado hasta ahora son del tipo 2-D.
Columna en 2-D: Cada columna será un rectángulo en dos dimensiones.
Columna en 3-D: Cada columna será un rectángulo en tres dimensiones, es decir, se agregará un efecto de profundidad a cada columna.
Cilíndrico: Cada columna será un cilindro.
Cónico: Cada columna será un cono.
Pirámide: Cada columna será una pirámide.
Todas estas opciones forman parte del menú de opciones del botón Columna y de acuerdo a la opción elegida será la forma que tendrá cada columna dentro del gráfico. Por ejemplo, para la misma tabla de datos de los ejemplos anteriores he creado un gráfico de columnas cónico:
Aunque Excel nos permite tener diferentes formas para nuestras columnas, te sugiero utilizar siempre las columnas en 2-D ya que son las formas que nos permiten tener una visión clara de nuestros datos y poder interpretar adecuadamente la información.
Gráfico de columnas apiladas
Otra variante que existe de un gráfico de columnas en Excel son las columnas apiladas. Lo que esto significa es que Excel colocará una columna arriba de la otra. Esta opción la encontramos en el mismo menú de opciones del botón Columna.
Al seleccionar este tipo de gráfico obtendremos el siguiente resultado:
Observa que Excel ha colocado una columna por arriba de la otra y la altura de ambas columnas es la suma de ambos valores. Esta variante puede ser útil en ocasiones cuando deseamos contrastar fuertemente el valor de una serie respecto a la otra. Por ejemplo, es evidente que, para el mes de Abril, las ventas del Producto 1 fueron mayores que las del Producto 2.
Gráfico de columnas 100% apiladas
En el ejemplo anterior teníamos una columna sobre la otra y la escala vertical era la suma de ambas columnas. Podemos modificar dicha escala y hacer que sean porcentajes en lugar de valores.
Para hacerlo podemos crear un gráfico de columnas 100% apiladas que es también una opción dentro del menú del botón Columna. Con este tipo de gráfico haremos que cada mes tenga siempre el 100% y representaremos gráficamente el porcentaje que corresponde a cada serie.
En este tipo degráfico de columnas no podemos ver el monto de las ventas de cada mes, pero podemos comparar gráficamente los porcentajes de cada una de las series a través del tiempo.
Desventajas de un gráfico de columnas
Una desventaja de los gráficos de columnas es que su compresión puede complicarse en caso de tener demasiados conjuntos de datos a la vez. Observa el siguiente gráfico de columnas:
La compresión de este gráfico es muy complicada por la cantidad de columnas que contiene. Como regla general, te recomiendo no utilizar un gráfico de columnas si tienes más de tres series de datos ya que con más datos en el gráfico se complicará considerablemente su interpretación.
Los gráficos de columnas en Excel son un tipo de gráfico que encontrarás muy frecuentemente por lo que es importante que aprendas a elaborarlos y a interpretarlos correctamente
Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.
Tipos de gráficos más utilizados
Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.
Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.
Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.
Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.
Gráfico de burbujas
El gráfico de burbujas es, de cierta manera, muy similar al gráfico de dispersión ya que muestra valores numéricos en ambos ejes pero además puede representar una seria de datos adicional que será representada por el tamaño de la burbuja.
El gráfico de burbujas lo encontramos dentro del mismo menú que el gráfico de dispersión.
Gráfico radial
El gráfico radial es un tipo de gráfico especializado y no es muy común su uso pero es útil para mostrar valores relativos a un punto central. El gráfico radial también es conocido como gráfico de araña por su similitud visual con una telaraña. En el siguiente ejemplo haré la comparación de la cantidad de envíos que hace una empresa a diferentes países del mundo:
El gráfico radial nos permite comparar visualmente el número de envíos en cada año y para cada uno de los países. Esta comparación es la misma que podemos hacer con un gráfico de columnas, razón por la cual en más de una ocasión se prefiere dicho gráfico al gráfico radial.
Gráfico de superficie
Un gráfico de superficie nos permite graficar funciones matemáticas de dos variables de una manera sencilla, solo debemos generar los datos para ambas variables y obtendremos el resultado esperado.
Gráfico de cotizaciones
El gráfico de cotizaciones fue pensado para mostrar información sobre el mercado de acciones considerando valores numéricos como el volumen de acciones negociadas, el precio de apertura y de cierre así como el precio máximo y mínimo durante la sesión. En el siguiente ejemplo puedes observar un gráfico de cotizaciones mostrando el valor de la acción de Microsoft durante el mes de enero del 2013:
Los últimos tres tipos de gráficos en Excel mencionados en este artículo (radial, superficie y cotizaciones) se encuentran dentro del mismo menú en Excel 2013:
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.
Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.
2. Conociendo Excel
Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.
3. De Menú
En esta se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos llevar a cabo:
Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las Páginas del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a laimpresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.
Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento, son las encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento.
Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de trabajo y las Barras de Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el área de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opción de Herramientas existe un submenu, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de verificación. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificación. Podemos, además, visualizar los encabezados o pies de paginas previamente definidos. También existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.
Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de este menú también podemos, definir comentarios, hipervínculos, etc.
Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al documento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.
Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y Gramática, Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar también herramientas de protección de documentos, Generadores de Macros, Personalización del Entorno y Asistentes para Búsquedas y otras actividades Además del las opciones de configuración y de personalización del Excel,
Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites para las entradas válidas.
4. ¿Para qué sirve una planilla de cálculos?
Su principal función es realizar operacionesmatemáticas –de la misma manera que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.
Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.
Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.
Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se componen de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y la información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.
Mucho más que una planilla de cálculos
Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.
Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.
Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.
6. Trabajo con la ventana de excel 2000
Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.
Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.
Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.
Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.
Sobre gustos no hay nada escrito
Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:
Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Perzonalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.
Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.
Otras Opciones Acerca Del Libro Actual
Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.
Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial.
Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página.
Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.
Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
7. Barra de herramientas estandar
La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Esta compuesta por los siguientes botones:
Botón Función
Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.
Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.
Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.
Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.
Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento activo.
Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Cortar del menú Edición.
Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar del menú Edición.
Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.
Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.
Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.
Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.
Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.
Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.
Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.
Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.
8. Barra de herramientas de formato
Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Esta compuesta por los siguientes botones:
Boton Función
Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente
Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.
Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.
Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.
Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en para quitar este formato.
Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.
Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.
Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.
Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda
Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda
Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.
9. Barra de fórmulas
Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.
Botón Función
Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.
Modificar Fórmula : Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.
Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.
En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una fórmula matricial.
Sintaxis
La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3
Orden de Ejecución
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Referencias de celda
Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.
Funciones
Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.
Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.
Graficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear éste.
10. Imprimir
Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Pagina y su orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión. Proporcione el intervalo de las paginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la pagina actual, haga clic en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área del documento haga clic en Selección. Si desea también puede especificar un intervalo de paginas especifico en la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar.
11. Insertar celdas, filas, columnas
Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.
12. Introducción de datos
Una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de calculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar
Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.
13. Vistas de diseño
Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el documento que estamos editando, estas son:
Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.
Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.
Resumen
EXcel 2000 es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.
